O ICI realizou no mês de abril um novo "pré-assessment" da Oracle. Dessa vez, o objetivo foi determinar o nível de maturidade na utilização do conceito de BPM (Business Process Management) na instituição. O relatório, intitulado "Avaliação de Prontidão em BPM", apontou pelo menos duas ótimas pontuações ao ICI: 80 em Análise e 75 em Orquestração. Os números indicam resultado positivo, visto que a avaliação máxima é de 100 pontos. No item Otimização, o Instituto obteve 40 pontos e em Inovação, 50. A avaliação foi inferior à dos dois itens anteriores, porém está bem acima da média do total de empresas pesquisadas, que é de 19 pontos. Após a apresentação dos resultados, o relatório traz a análise minuciosa sobre cada item avaliado, indicando quais ações devem ser consideradas para potencializar o impacto positivo sobre o negócio. BPM, do inglês Business Process Management, significa Gestão de Processos de Negócio e se define como o objetivo de melhorar os processos das organizações, por meio da modelagem e automatização. É um conceito de utilização recente no Brasil - cerca de seis anos -, que veio com o surgimento das primeiras normatizações e ferramentas de apoio da área. O início dos trabalhos no ICI se deu no final do ano de 2007, e hoje está sob a responsabilidade da Coordenação de Metodologia, da Gerência de Pesquisa e Desenvolvimento. Para o diretor técnico, Renato José de Almeida Rodrigues, o fato de o Instituto ter implantado um amplo sistema de Gestão de Processos de Negócio consolida sua presença entre as empresas preocupadas com Governança Corporativa, gestão por indicadores de desempenho, integração de equipes de trabalho e, principalmente, utilização de sistema de qualidade alinhado às práticas mais modernas. O diretor administrativo e financeiro, Lucio Alberto Hansel, diz que o BPM é "muito importante como auxiliar no ordenamento dos processos de negócio, com atenção especial objetivando a preservação do legado existente, corrigindo o que for preciso e mantendo o que está funcionando satisfatoriamente, inclusive integrando novos processos com aplicativos já existentes". Segundo o coordenador de Metodologia, Felipe Augusto de Azevedo Rezende, os primeiros passos para a implantação do BPM foram a definição de missão e visão do Instituto e dos processos que seriam alvos de modelagem. "Conhecendo a missão e a visão da instituição é que podemos saber quais são os processos significativos e que agregam valor ao negócio. Estes são nossos primeiros objetos de modelagem", diz Felipe. Ele explica: "Tudo o que é desenvolvido no dia-a-dia, e há uma rotina, pode ser considerado um processo. Mas nem tudo é relevante ao ponto de precisar ser modelado e automatizado." A modelagem consiste em fazer o levantamento e desenhar todas as etapas de um processo: onde e como o trabalho se inicia, quais são as fases de execução, as pessoas e recursos financeiros envolvidos, até a sua finalização. Após a modelagem, o processo é automatizado. No ICI, foi criado o Portal de Processos Institucionais, no qual os envolvidos podem acessar - por meio de login e senha - os processos de negócio, incluir informações, gerar relatórios e analisar as informações disponíveis conforme sua necessidade. Renato Rodrigues destaca a importância da utilização do conceito: "A maior capacidade de gestão de projetos, de verificação de resultados de forma ágil e, principalmente, a redução de custos operacionais com retrabalho, só é possível de se obter por meio de automação de processos de negócio e otimização da forma de trabalho da organização." Segundo ele, com o BPM, que inclui ainda coleta de indicadores e identificação de pontos de melhoria e gargalos, os gestores têm à mão "um amplo conjunto de dados e informações para tomada de decisão." BPM avança no ICI A modelagem e a automatização são executadas por uma ferramenta de Business Process Management System (BPMS). O ICI utiliza a ferramenta W4, de origem francesa. Já funcionam com o conceito de BPM os processos da área de Atendimento e Gestão de Projetos e Pesquisa e Desenvolvimento de Sistemas. O coordenador Felipe Rezende diz que atualmente estão sendo modelados e automatizados os processos da área Administrativa. "O objetivo é melhorar o trabalho das pessoas, visando a um melhor aproveitamento dos dados, que podem ser acessados de forma simples e rápida", comenta. O diretor técnico Renato Rodrigues pontua as vantagens obtidas com a aplicação de BPM: "Pudemos identificar pontos de melhoria em processos técnicos, principalmente por se ter mais detalhes de custos projeto-a-projeto, alinhados à execução técnica." O diretor administrativo e financeiro, Lucio Hansel, complementa: "Os resultados imediatamente observados são a melhoria da gestão e acompanhamento físico e financeiro dos nossos projetos." Hansel destaca os processos que tiveram impacto positivo, como Contratos, Patrimônio e Compras, da Gerência Administrativa; Avaliação de Desempenho, da Gerência de Recursos Humanos; e Execução Financeira de Contratos, Fluxo de Caixa, Recebimentos e Pagamentos, da Gerência Financeira. Rodrigues fala sobre os próximos passos da Instituição: "Após a consolidação e automatização dos processos de trabalho, vamos capturar, analisar e implementar ações de otimização, com base em indicadores de desempenho." Hansel diz que a expectativa é obter, no decorrer dos próximos 12 meses, "uma economia de 20% em nossas despesas internas e a possibilidade de melhor gerir as nossas compras e contratações de produtos e serviços".

Autor: Assessoria de Comunicação Fonte: ICI